如果不通过批评就可以让下属把工作做好，这应当是非常美好和愉快的事情。但现实不是这样，如果我们放弃了“批评”的工具，我们将很难对下属实施正常的领导和管理。而且对于下属来说，如果缺少了“受训斥”这道反馈的环节，也很难真正变得成熟起来。这就要求我们能够掌握一些批评的技巧。
这里，依据自己的学习和经验，认为有效的批评需要三个步骤：一是确认，二是应因，三是跟踪。我们不妨称之为“批评三步曲”：
第一步：确认：你真的需要批评吗
哈佛商学院诺华领导力与管理学教席教授埃米·埃德蒙森在《如何从失败中学习》中说到公司内的错误很多，这些错误大致可分为三类，一类是可预防的错误，主要表现为“故意违反规定的流程或做法”，这样的错误一般是要受到批评和指责的。但是，另外两类错误，复杂性导致的错误（主要源于“工作本身的不确定性”）和智慧型失败（此类错误完全可以视为“好事”，因为它们提供了宝贵的新知识、新经验）则是不应该受到指责的，甚至有的“错误”应当受到鼓励。
比如有的错误是在“摸着石头过河”中出现的，没有这样的错误，我们就无法到达成功的彼岸。还有的错误与制度、流程本身的不完善有关，甚至有一些错误就是因为领导的错误决策导致的，这样的情况，我们是没有理由去批评下属的。
埃米·埃德蒙森教授曾经列出了企业中经常出现的9类错误，他请一些企业高管人员对照这9类错误，估计他们企业中所遭遇的失败有多少是真正需要问责的，结果他们认为大约只有2%-5%的错误是需要指责的。当埃米·埃德蒙森教授继续问他们实际上对多少错误进行了问责，他们回答说大约有70%—90%。
这说明我们过多地使用了“批评”的工具，或者说，我们绝大多数的批评要么是错误的，要么就是没有必要的。有太多的领导容不得下属有错误，还有的领导事情没有弄清楚就张口骂人，不仅有可能骂错了事，也有可能骂错了人，这反而增加了下属的怨气。这样做的后果是：人们会有意隐瞒失败，不愿把坏消息报告上去。
当你想要批评下属的时候，不妨连续问自己三次：“真的需要批评吗？”相信会让你的批评少很多，你的下属也会很愉快。
第二步：应因：批评要因人，也要因事
如果这个错误应当受到指责，也要因人因事采取适当的批评方式，不能随性而为，想怎样批评就怎样批评，要让你的批评恰如其分，恰到好处。
一方面，批评要因人而异，有的人犯了错误，你需要指着鼻子大骂，说一些“愚蠢的笨蛋”“傻瓜”之类强烈刺激的话，因为你不这样，他就不会老老实实地接收你的批评；有的人犯了错误，你需要“和风细雨”地说一些“你怎么也会这样做呢？”“我一直以来对你抱有很高的期待”之类婉转的话语，因为你越是这样，他越发地会激励自己。这是因为不同的人有不同的性格，而且你们之间的信任度也不一样，他们对批评的“感受度”就不一样。
另一方面，批评要因事而异，有的错误我们可以“忽略不计”，私下里提醒一下就可以了，有的错误我们需要“小题大做”，甚至公开地进行批评指责。这是因为错误的性质不一样，有的错误成本比较低，有的错误成本比较高；有的错误与方式方法有关，有的错误与目标方向有关。你对错误的“容忍度”是不一样的。
当我们因人因事而异的时候，我们的批评就会恰如其分，恰到好处。我们有很多领导批评不得法，有的领导该严厉的时候严厉不起来，即使是面对不应该原谅的错误，批评起来也是“轻描淡写”、“不痛不痒”，人人麻木不仁。有的领导不论是大错小错，动不动就大声斥责、暴跳如雷，人人胆战心惊。这两种种极端的做法，都无法让大家以积极的态度从自身的错误中吸取教训。往往是批评过后，同样的错误依然会照常发生，甚至还会造成紧张的上下关系。
第三步：跟踪：批评要达到两个目的
好的批评能够达到两个目的，一是让下属认识错误、改正错误，不再犯类似的错误；二是要向下属传递一种关心和信任的“味道”，让下属感觉到上司的批评是对自己的信任和鞭策。
错误发生了，重要的是分析原因，改正错误，避免类似的错误再次发生。不要揪住问题不放，而是要揪住原因不放。要督促下属进行自我反省，是什么原因导致了这次错误？下一步应该如何整改？这样才能有助于下属认识自身存在的问题，达到改正错误的目的。
所以，批评之后要进行有效的沟通和跟踪，注意观察下属的情绪和行动，下属认识到自己的错误吗？下属有没有制定改正错误的措施？如果下属不能有效地认识错误和改正错误，就要主动给予帮助和指导，保证下属能够从自身的错误中吸取经验教训。当然，一个好的下属在受到上司的批评之后，会主动进行反省、反馈，向上司汇报自己认识错误和改正错误的情况，让上司放心、安心。但是，如果你的下属做不到这一点，你就要主动一些了。
另一方面，我们还要注意批评的柔性，不要让自己的批评伤害了下属的自信心，也不要让下属心生怨恨，要让下属感觉到我们对他的关注和期待。特别是每次严厉的批评之后，都会找个机会表示一下对下属的关心和爱护，这样可以有效地消除下属心中的“不满”情绪，促使下属从批评的阴影中“走出来”。
批评——并非仅仅是握在手中的“大棒”，而是表现我们教育、关心和爱护下属的一个手段，你要懂得让手中的“大棒”散发出“胡萝卜”的味道来。许多经理人只管批评，却不讲究批评的效果，这是没有领导的表现。